Paras tapa edistää tuottavuutta ja korkealaatuista tuotantoa toimistossasi on parantaa organisaatiotasi ja asetuksiasi. Hyvin organisoitu toimisto helpottaa hyvää työnkulkua, kun siirryt tehtävästä toiseen keskeytyksettä. Samalla se estää asioiden menemisen pieleen (kuten tärkeiden asiakirjojen katoamisen) ja parantaa mielentilaasi, jotta et tunne olosi painavaksi kaikesta sotkusta.
Jos sinulla on tällä hetkellä pöytätietokoneita, jotka ovat peitetty kuvakkeilla, lattiat, jotka ovat kompastumisvaara kaikkien niiden poikki kulkevien johtojen ansiosta, ja paperipinoja, jotka ulottuvat melkein kattoon… sinun on tehtävä asialle jotain ja löydettävä tapa parantaa järjestä työtilasi ja erityisesti siellä oleva tekniikka. Tässä tarkastellaan joitain korkean teknologian vinkkejä, jotka auttavat sinua tekemään sen.
Hanki kannettava skanneri
Tämä on yksi parhaista ostoksista, jonka mikä tahansa toimisto voi tehdä parantaakseen merkittävästi organisaatiota useilla tavoilla. Kannettava skanneri on pohjimmiltaan pieni skannauslaite (ei yllätys), joka näyttää enemmän tulostimelta. Etuna tässä on se, että nämä vempaimet ottavat paperia syötteen kautta (taas kuin tulostin), toisin kuin tasotulostimissa, joissa sivut on asetettava peräkkäin. Tämä tarkoittaa, että voit skannata asiakirjoja muutamassa hetkessä sen sijaan, että joutuisit käsittelemään jokaista sivua hitaasti yksi kerrallaan (ne skannaavat myös edestä ja takaa). Se on yksi nopeimmista tavoista siirtyä paperittomaan toimistoon ilman, että sinun tarvitsee käyttää valtavasti aikaa manuaaliseen kopiointiin.
Käytä Evernotea
Lisää muistiinpanosovellus “Evernote” ohjelmistoarsenaaliisi ja se toimii erittäin hyvin skannaustoimintojesi kanssa. Tämä johtuu siitä, että sen avulla voit ladata skannaukset pilveen, mutta myös etsiä kyseisiä tiedostoja missä tahansa mobiililaitetta käyttäessäsi. Tämä toimii “OCR”:n (optisen merkintunnistuksen) avulla, mikä tarkoittaa, että skannatut tiedostot voidaan käsitellä haettavissa olevina asiakirjoina!
Järjestä johdot
Voit minimoida johtojen määrän toimistossasi useilla tavoilla. Yksi on vähentää näitä johtoja valitsemalla langattomat laitteet aina kun mahdollista. Tämä ei tietenkään aina ole mahdollista, mutta jos sinulla on mahdollisuus valita esimerkiksi näyttöön sisäänrakennettu tietokone (erikoistornin sijaan), tämä saattaa olla parempi valinta. Sama koskee langattomia näppäimistöjä ja hiiriä.
Sillä välin sinun tulee harkita huolellisesti toimistosi sijoittelua sen suhteen, missä pistorasiat sijaitsevat ja missä tarvitset virtaa. Voit myös käyttää strategioita, kuten johtojen sitomista yhteen tai niiden leikkaamista pöytään, jotta ne eivät putoa lattialle.
Käytä hybridiliuskoja
Parempi kuin tietokone/näyttö yhdessä on jopa hybriditablettilevy, kuten Microsoft Surface Pro tai kenties Lenovon Yoga jne. Nämä tietokoneet ovat erittäin kompakteja ja ne voidaan ottaa mukaan mihin tahansa huoneeseen. Näin voit työskennellä paljon joustavammin, mikä puolestaan antaa sinulle paljon enemmän valinnanvaraa toimistotilasi järjestämiseen.
Pidä asiakirjasi järjestyksessä
Jopa kannettavalla skannerilla joudut silti tarvitsemaan joitain asiakirjoja ja tulostamaan, mikä voi aiheuttaa sotkua, jos et pysy järjestyksessä. Varmista, että tulostimesi ei ole suurempi kuin tarvitset, ja varmista samalla, että sinulla on paikka järjestää paperit (kuten paperilokerotorni tai arkistokaappi, jonka avulla voit nopeasti säilyttää ja hakea paperit tarpeen mukaan).